契約書に電子署名する方法｜PDF契約をオンラインで締結する手順

電子で契約するときに残すもの

後から「誰が、どの版に、いつ同意したか」を説明できるようにします。署名の見た目だけでなく、送付日時、開封、IP、文書ハッシュ、完了PDFをセットで残すのが実務です。

締結までの10手順

1. 1. 文書を確定する

   条文・金額・期限を確定し、差し戻し前提の草案と最終版を混ぜない。ファイル名と版を決める。

2. 2. PDFにする

   編集しやすい原稿から、署名用のPDFを書き出す。フォント欠けやページずれを確認する。

3. 3. 署名者を決める

   社名・氏名・メール。順番署名か同時署名か。代理人が署名する場合の社内権限も確認する。

4. 4. 項目を置く

   署名、日付、氏名、チェックボックスなど、誰がどの欄を埋めるかを割り当てる。

5. 5. 送付する

   相手に署名用リンクを送る。件名と本文で、どの案件のどの版かを明示する。

6. 6. 必要なら本人確認を厚くする

   メールだけか、OTPやKYCを足すか。契約の重要度に合わせて選ぶ。

7. 7. 署名する

   相手はブラウザで確認し、同意のうえ署名する。期限とリマインダーを決めておく。

8. 8. 証跡を残す

   監査ログ（閲覧、署名、IP、時刻）と文書ハッシュを保存する。タイムスタンプが必要ならTSAを接続する。

9. 9. 最終PDFを確定する

   全員完了後のPDFを原本として固定する。差し替え可能な原稿と混在させない。

10. 10. 保管する

    案件フォルダ、保存年限、バックアップ方針を決める。紙に印刷し直す場合は印紙・方式の確認を別途行う。

WordPressの場合

WPsignerでは、上記の流れをwp-adminから回せます。PDFをアップロードし、項目を置き、署名者のメールを入れて送付します。完了したPDFと監査ログは、連携を足さない限りそのWordPressに残ります。

制作会社は、すでに渡している管理画面や案件サイトの延長で契約を送れます。新しいSaaSテナントを増やす必要はありません。日本語PDFはProのフォント設定で欠けを防げます。

料金は年額16,800円から。ライセンスサイトでは通数課金はありません。